Compras e materiais

Abra a obra → Gestão → Compras. As necessidades vêm dos itens de materiais da linha de base quando alguém autorizado a gerir custos abre a secção; também pode adicionar necessidades manuais. Confirme quantidades e unidades antes de encomendar. As necessidades não alteram o orçamento congelado.

Use um pedido de cotação a fornecedor (RFQ) para obter preços, não para comprar. Crie um rascunho de encomenda manualmente ou a partir de uma cotação registada elegível: mesma moeda da obra e unidades compatíveis. Reveja quantidades, preços, despesas de entrega e validade da cotação. Um rascunho não cria compromisso.

Emitir uma encomenda cria exatamente um custo comprometido associado. As quantidades e os preços emitidos são preservados: use uma revisão em vez de editar a encomenda emitida. Revisão e cancelamento só estão disponíveis antes de começar a receção; indique o motivo do cancelamento. Descarregue o PDF e envie-o ao fornecedor por si; este PDF está atualmente em inglês.

Registe cada entrega parcial ou completa na encomenda emitida: data, quantidades aceites e rejeitadas, divergências e fotografias opcionais. As receções aceites acumulam-se e não podem exceder a quantidade encomendada. Receber regista apenas quantidades; não lança custos nem pagamentos.

Uma pessoa autorizada a gerir custos revê a receção e lança explicitamente os custos. Cada item aceite é lançado uma única vez, aos preços emitidos e na data da receção; as despesas da encomenda seguem a revisão da receção. Não adicione a mesma entrega novamente como custo real manual. Receções registadas e custos lançados mantêm o histórico.

Se o restante não chegar, encerre a encomenda com falta e indique o motivo depois de lançar os custos de todas as receções. Isto bloqueia novas receções e liberta o saldo não entregue sem reescrever quantidades originais, receções ou custos confirmados. Exemplo: 100 necessários, 100 encomendados, 60 recebidos e 40 encerrados com falta deixam 60 cobertos e 40 disponíveis para nova encomenda.

Encomendado é compromisso; recebido é material aceite; custeado é custo real lançado explicitamente; faturado é conta a pagar associada; pago resulta dos pagamentos financeiros registados. São perspetivas diferentes, nunca valores para somar. Com acesso a contas a pagar, associe ou crie uma fatura do fornecedor e reconcilie explicitamente com custos de receção já existentes, na mesma obra e moeda. Reconciliar não lança outro custo nem paga ao fornecedor.

Permissões: os membros da empresa podem consultar Compras. Gerir necessidades e encomendas, lançar custos e encerrar com falta exige Pode gerir custos de obras. Receber exige permissão para registar na obra ou gerir custos. Consultar, registar e desligar faturas segue permissões financeiras separadas. O resumo assinala entregas atrasadas, custos por confirmar e divergências nas faturas; selecione um cartão para filtrar encomendas e Mostrar todas as encomendas para repor a lista.