Compras y materiales

Abra la obra → Gestión → Compras. Las necesidades proceden de las partidas de materiales de la línea base cuando una persona autorizada para gestionar costes abre la sección; también puede añadir necesidades manuales. Compruebe cantidades y unidades antes de comprar. Las necesidades no cambian el presupuesto congelado.

Use una solicitud de oferta a proveedores (RFQ) para obtener precios, no para comprar. Cree un borrador de pedido manualmente o desde una oferta registrada elegible: misma moneda de la obra y unidades compatibles. Revise cantidades, precios, gastos de entrega y vigencia de la oferta. Un borrador no crea un compromiso.

Emitir un pedido crea exactamente un coste comprometido vinculado. Las cantidades y los precios emitidos se conservan: use una revisión en lugar de editar el pedido emitido. La revisión y la cancelación solo están disponibles antes de empezar a recibir; indique el motivo de cancelación. Descargue el PDF y envíelo al proveedor usted mismo; este PDF está actualmente en inglés.

Registre cada entrega parcial o completa contra el pedido emitido: fecha, cantidades aceptadas y rechazadas, discrepancias y fotos opcionales. Las recepciones aceptadas se acumulan y no pueden superar lo pedido. Recibir registra solo cantidades; no contabiliza costes ni pagos.

Una persona autorizada para gestionar costes revisa la recepción y contabiliza explícitamente los costes. Cada partida aceptada se contabiliza una sola vez, a los precios emitidos y en la fecha de recepción; los gastos del pedido siguen la revisión de la recepción. No añada la misma entrega de nuevo como coste real manual. Las recepciones y los costes contabilizados conservan su historial.

Si el resto no llegará, cierre el pedido con faltantes e indique el motivo después de contabilizar todas las recepciones. Esto impide nuevas recepciones y libera lo no entregado sin reescribir cantidades originales, recepciones ni costes confirmados. Ejemplo: 100 necesarios, 100 pedidos, 60 recibidos y 40 cerrados con faltantes dejan 60 cubiertos y 40 disponibles para comprar de nuevo.

Pedido es compromiso; recibido es material aceptado; contabilizado es coste real confirmado explícitamente; facturado es cuenta por pagar vinculada; pagado procede de pagos financieros registrados. Son perspectivas distintas, nunca importes para sumar. Con acceso a cuentas por pagar, vincule o cree una factura del proveedor y concíliela explícitamente con costes de recepción existentes, en la misma obra y moneda. Conciliar no contabiliza otro coste ni paga al proveedor.

Permisos: los miembros pueden consultar Compras. Gestionar necesidades y pedidos, contabilizar costes y cerrar con faltantes requiere permiso para gestionar costes de obra. Recibir exige permiso para registrar en la obra o gestionar costes. Ver, registrar y desvincular facturas sigue permisos financieros separados. El resumen señala entregas vencidas, costes por confirmar y excepciones de facturas; pulse una tarjeta para filtrar pedidos y Mostrar todos los pedidos para restablecer la lista.